Dlaczego warto tworzyć prognozy sprzedaży?
Prognoza sprzedaży pomaga oszacować, ile produktów lub usług firma może sprzedać w określonym czasie. Nie jest obietnicą ani dokładną przepowiednią. To praktyczne narzędzie do podejmowania lepszych decyzji.
Dobrze przygotowana prognoza może ułatwić:
- planowanie zapasów i zakupów,
- ustalanie celów dla zespołu,
- organizowanie pracy i obsługi klientów,
- ocenę skuteczności działań marketingowych,
- wczesne zauważenie możliwych problemów.
Do stworzenia użytecznej prognozy nie trzeba korzystać z rozbudowanego programu. W wielu przypadkach wystarczy arkusz kalkulacyjny, podstawowe dane oraz jasno opisane założenia.
Zacznij od uporządkowania danych
Pierwszym krokiem jest zebranie informacji o dotychczasowej sprzedaży. Najlepiej analizować dane z co najmniej kilku ostatnich miesięcy. Jeśli firma działa dłużej, warto sięgnąć również do wyników z poprzednich lat.
Przygotuj tabelę zawierającą między innymi:
- miesiąc lub tydzień,
- liczbę sprzedanych produktów albo usług,
- wartość sprzedaży,
- liczbę nowych klientów,
- liczbę zamówień,
- ważne wydarzenia, takie jak promocje, kampanie lub zmiany cen.
Dane powinny być możliwie spójne. Jeśli w jednym miesiącu zapisujesz wartość sprzedaży brutto, a w innym netto, porównanie będzie mylące. Podobnie należy postępować z okresami, zwrotami i anulowanymi zamówieniami.
Usuń przypadkowe zakłócenia
Nie każda nietypowa wartość pokazuje prawdziwy trend. Jednorazowe, bardzo duże zamówienie może zawyżyć wynik jednego miesiąca. Awaria sklepu internetowego może z kolei spowodować chwilowy spadek.
Takie sytuacje należy oznaczyć w tabeli. Nie zawsze trzeba usuwać je z danych, ale warto uwzględnić je podczas wyciągania wniosków. Dzięki temu prognoza będzie oparta na typowym działaniu firmy, a nie na pojedynczym zdarzeniu.
Oblicz prostą średnią
Najłatwiejszą metodą prognozowania jest średnia sprzedaż z kilku ostatnich okresów. Załóżmy, że firma sprzedała w ostatnich czterech miesiącach odpowiednio 80, 90, 100 i 110 produktów. Średnia wynosi 95 produktów miesięcznie.
Taki wynik może być punktem wyjścia, ale nie powinien być automatycznie uznany za ostateczną prognozę. W przykładzie widać bowiem stopniowy wzrost sprzedaży. Średnia może więc nieco zaniżać oczekiwany wynik kolejnego miesiąca.
W prostym arkuszu można zastosować średnią kroczącą, czyli obliczać średnią wyłącznie z kilku najnowszych okresów. Pozwala to szybciej reagować na zmiany, ale jednocześnie sprawia, że prognoza może być bardziej podatna na chwilowe wahania.
Uwzględnij trend sprzedaży
Po obliczeniu średniej sprawdź, czy sprzedaż rośnie, spada, czy pozostaje na podobnym poziomie. Nie trzeba stosować skomplikowanych modeli. Wystarczy porównać wyniki z początku i końca analizowanego okresu.
Jeśli sprzedaż regularnie rośnie, możesz przyjąć ostrożny wzrost w kolejnym miesiącu. Przykładowo, przy średniej sprzedaży 100 sztuk i obserwowanym wzroście możesz przygotować prognozę na poziomie 105–110 sztuk.
Ważne, aby nie przenosić całego wzrostu bez dodatkowego uzasadnienia. Wynik mógł się poprawić dzięki jednorazowej promocji, sezonowemu popytowi albo dużemu klientowi. Zastanów się, czy podobne warunki rzeczywiście będą występować w kolejnym okresie.
Sprawdź sezonowość
W wielu branżach sprzedaż zmienia się w zależności od pory roku, miesiąca, świąt lub wydarzeń branżowych. Produkty szkolne mogą sprzedawać się lepiej przed rozpoczęciem roku szkolnego, a artykuły prezentowe w okresie przedświątecznym.
Aby uwzględnić sezonowość:
- porównuj te same miesiące z różnych lat,
- zaznaczaj okresy wyjątkowo wysokiej i niskiej sprzedaży,
- oddzielaj wpływ sezonu od wpływu promocji,
- nie używaj średniej rocznej bez sprawdzenia różnic między miesiącami.
Jeśli nie masz danych z poprzednich lat, zapytaj klientów, przeanalizuj informacje branżowe lub zacznij gromadzić dane już teraz. Nawet jeden pełny rok obserwacji może znacząco poprawić kolejne prognozy.
Połącz dane historyczne z planem działań
Historia pokazuje, co wydarzyło się wcześniej, ale prognoza powinna uwzględniać także przyszłe działania. Zapisz planowane kampanie, premiery produktów, zmiany cen, nowe kanały sprzedaży i przewidywane działania zespołu.
Następnie oceń wpływ każdego elementu. Nie musisz podawać bardzo precyzyjnych wartości. Wystarczy określić, czy dane działanie może mieć mały, średni czy duży wpływ na sprzedaż.
Przykładowe pytania pomocnicze:
- Ilu nowych klientów może pozyskać planowana kampania?
- Czy zespół będzie miał czas na obsługę większej liczby zapytań?
- Czy produkt będzie dostępny przez cały prognozowany okres?
- Czy zmiana ceny może wpłynąć na liczbę zamówień?
Taka analiza ogranicza ryzyko tworzenia prognozy oderwanej od rzeczywistych możliwości firmy.
Twórz trzy scenariusze
Zamiast jednej liczby przygotuj trzy warianty:
Scenariusz ostrożny
Uwzględnia niższą sprzedaż, opóźnienia, słabszą skuteczność kampanii lub ograniczoną dostępność produktu. Pomaga sprawdzić, jak firma poradzi sobie przy mniej korzystnych warunkach.
Scenariusz podstawowy
Opiera się na najbardziej prawdopodobnym przebiegu wydarzeń. Powinien wynikać z danych historycznych, aktualnego trendu i konkretnych planów.
Scenariusz korzystny
Zakłada lepsze rezultaty, na przykład wysoką skuteczność promocji, większą liczbę poleceń lub szybszy wzrost zainteresowania ofertą.
Scenariusze nie służą do zgadywania idealnej liczby. Pomagają przygotować się na różne możliwości i uniknąć planowania wyłącznie na podstawie najbardziej optymistycznych założeń.
Regularnie porównuj prognozę z wynikiem
Prognoza staje się bardziej wartościowa, gdy sprawdzasz jej trafność. Po zakończeniu każdego tygodnia lub miesiąca porównaj przewidywaną sprzedaż z rzeczywistym wynikiem.
Zapisz:
- prognozowaną wartość,
- rzeczywisty wynik,
- różnicę między nimi,
- przyczynę odchylenia.
Jeśli prognoza wynosiła 100 zamówień, a firma osiągnęła 85, nie oznacza to od razu, że metoda była bezużyteczna. Sprawdź, co wpłynęło na wynik. Być może kampania rozpoczęła się później, produkt był chwilowo niedostępny albo popyt zmienił się z powodów sezonowych.
Po kilku okresach zauważysz, które założenia są zbyt optymistyczne, a które zbyt ostrożne. Wtedy można stopniowo poprawiać sposób prognozowania.
Najczęstsze błędy
Podczas tworzenia prognoz warto unikać kilku typowych problemów:
- opierania się wyłącznie na najlepszym miesiącu,
- ignorowania sezonowości,
- mieszania danych z różnych okresów,
- zakładania stałego wzrostu bez potwierdzenia w danych,
- pomijania ograniczeń zespołu i dostępności produktów,
- braku aktualizacji prognozy po zmianie warunków.
Prognoza nie musi być skomplikowana, aby była przydatna. Najważniejsze są regularność, realistyczne założenia i gotowość do korygowania planu.
Prosty schemat na początek
Jeśli dopiero zaczynasz, zastosuj następujący proces:
- Zbierz wyniki sprzedaży z ostatnich miesięcy.
- Sprawdź nietypowe zdarzenia i sezonowość.
- Oblicz średnią z najnowszych okresów.
- Oceń kierunek trendu.
- Dodaj wpływ zaplanowanych działań.
- Przygotuj scenariusz ostrożny, podstawowy i korzystny.
- Porównuj prognozę z rzeczywistymi wynikami.
Taki system można prowadzić w zwykłym arkuszu kalkulacyjnym. Z czasem warto dodawać kolejne informacje, ale już podstawowa wersja pozwala lepiej rozumieć sprzedaż i planować działania na podstawie danych, a nie intuicji.
O autorze
